Saiba o que é timesheet e como esta ferramenta pode aumentar a produtividade do time e agilizar as entregas!
No ambiente profissional, onde a produtividade e a eficiência são essenciais para o sucesso, é fundamental contar com ferramentas eficazes para mensurar o tempo e as entregas de projetos.
Uma dessas ferramentas é o timesheet, um método de registro de horas trabalhadas que se tornou cada vez mais popular em diversas empresas ao redor do mundo. Mas afinal, o que é timesheet e como ele pode auxiliar na mensuração de suas entregas?
Neste artigo, vamos detalhar o que é o timesheet e como ele pode ser aplicado na sua rotina profissional.
Vamos lá!
O que é timesheet?
Você já se pegou pensando em como poderia mensurar de forma precisa o tempo dedicado a cada atividade? Como saber exatamente quanto tempo foi gasto em determinado projeto ou tarefa? É aí que entra o timesheet.
O timesheet é uma ferramenta de controle de tempo que permite registrar e acompanhar as horas trabalhadas em projetos, tarefas ou atividades específicas.
Com esses registros, você terá uma visão clara de onde está direcionando seu tempo e recursos, possibilitando uma melhor compreensão do esforço envolvido em cada etapa do projeto.
Essa ferramenta ajuda também a identificar padrões de produtividade, permitindo que você avalie o desempenho do seu time.
Para isso, será preciso registrar as atividades na ferramenta e solicitar que cada pessoa realize os apontamentos de horas de início e fim. Assim, você consegue manter um controle da produtividade e do foco nas entregas.
Além disso, com essas informações em mãos, você poderá identificar:
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Se existem atividades que estão demandando mais tempo do que o planejado;
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Verificar atrasos em entregas;
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Analisar o desempenho da equipe;
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Avaliar quais atividades custam mais caro para a empresa.
Como o timesheet ajuda a realizar gestão de custos de um projeto?
Tempo é dinheiro, e um dos aspectos mais desafiadores da gestão de custos de um projeto é realizar o controle efetivo desses recursos.
E o timesheet pode ser o seu grande aliado!
Essa ferramenta não apenas permite mensurar as horas dedicadas a cada atividade, mas também fornece insights valiosos para a gestão de custos.
Vamos supor que você seja o gerente de um projeto de desenvolvimento de software. Utilizando um timesheet, cada membro da equipe registra o tempo gasto em cada etapa do projeto, desde a análise de requisitos até os testes finais.
Com base nesses registros, você pode calcular o custo real do projeto de forma mais precisa.
Por exemplo, imagine que um desenvolvedor registrou 40 horas trabalhadas em uma determinada funcionalidade.
Sabendo o custo horário deste desenvolvedor, você pode multiplicar as horas registradas pelo custo por hora para obter o custo dessa atividade específica. Ao somar os custos de todas as atividades do projeto, você terá uma visão clara do orçamento total gasto até o momento.
Além disso, o timesheet permite identificar desvios de custos em tempo real. Se, durante o andamento do projeto, você perceber que uma atividade está consumindo mais horas do que o planejado, você pode intervir rapidamente para ajustar o cronograma.
Dessa forma, é possível evitar estouros de orçamento e tomar decisões mais informadas para manter o projeto dentro das margens financeiras estabelecidas.
3 dicas para usar o um timesheet da melhor forma
Como já destacamos, mensurar as entregas de forma precisa e eficiente é um desafio enfrentado por muitos profissionais e equipes.
Afinal, acompanhar o progresso, avaliar a qualidade e garantir a conclusão bem-sucedida de projetos requer uma abordagem estruturada e estratégica.
Por isso, listamos abaixo três dicas para usar esta ferramenta da melhor forma!
1. Dedique tempo ao planejamento
Pode parecer bem cansativo, mas é daqui que partem os principais resultados!
Mesmo sendo uma ferramenta completa, o timesheet exige tempo e planejamento para o seu preenchimento. Por isso, invista em processos como:
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Categorização de tarefas;
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Análises de relatórios;
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Integração com outras ferramentas de produtividade.
Esses pontos facilitam a percepção do que deve ser feito e agilizam as produções e entregas do time, que vai saber claramente qual caminho deve ser seguido.
2. Defina metas e prazos claros
Uma segunda dica essencial para usar melhor a ferramenta é definir metas e prazos claros. Quando você estabelece objetivos específicos e prazos realistas para suas tarefas e projetos, torna-se mais fácil mensurar o progresso e avaliar o sucesso das suas entregas.
Além disso, é importante estabelecer prazos realistas para cada etapa do projeto ou tarefa.
Ao definir prazos, leve em consideração a complexidade da atividade, o histórico de desenvolvimento, a disponibilidade de recursos e outros fatores que possam influenciar o tempo necessário para concluí-la.
3. Utilize indicadores de desempenho
Além de aplicar a ferramenta, mensure quais resultados ela está possibilitando que sejam entregues!
Para isso, você pode definir alguns indicadores essenciais no gerenciamento do processo, como:
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Entregas feitas no prazo;
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Atrasos;
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Retrabalhos.
Neste caso, quantidade não significa qualidade. Por isso, foque em poucos e bons indicadores para que a sua análise seja mais precisa e direcionada para os objetivos do projeto.
Como você percebeu, o timesheet é uma ferramenta de apoio à operação das atividades de uma empresa. Mas para que seu uso seja efetivo, é preciso contar com o apoio de todos para que ela seja preenchida e alimentada da melhor forma.
Seguindo as dicas que explicamos aqui, a produtividade da sua equipe vai aumentar ainda mais!
